ТОП 6 сервисов электронного документооборота

Контур.Диадок — это система ведения документооборота в электронном виде. Сформированные документы с цифровой подписью принимаются в ФНС и других государственных структурах в качестве оригиналов. Платформа «Контур.Диадок» дает следующие возможности для бухгалтера и руководителя организации:

• • массовое подписание документов в один клик;
  • проверка статуса отчетов в любой момент;
  • предоставление отчетов в ФНС в цифровом виде;
  • получение вычета НДС по истечении срока отчетности;
  • обмен документами с контрагентами.

Оперативное подписание и отправка документации позволяет быстро заключать сделки и получать прибыль. Программу можно использовать с компьютера и мобильного телефона. Это дает возможность руководителю решать вопросы, находясь на выезде. С помощью Контур.Диадок можно обмениваться документами с любыми пользователями системы, а также с клиентами других операторов ЭДО. Программа имеет возможность персональной настройки. В нее можно занести бизнес-процессы, выполняемые организацией с учетом направления деятельности.

ELMA ECM+ — это эффективный инструмент для управления любой организацией. В системе можно создавать инструкции и автоматизировать стандартные бизнес-процессы.

На платформе реализованы стандартные процессы документооборота. С их помощью можно оперативно взаимодействовать с клиентами и контрагентами.

Основные возможности системы:

• обработка входящей документации;
• отправка документов клиентам и партнерам;
• ведение электронных реестров;
• составление приказов, распоряжений и другой внутренней документации;
• шаблоны договоров;
• облачное хранилище файлов;
• настройка прав доступа для сотрудников;
• контроль над исполнением поставленных задач.

Систему можно использовать на различных устройствах. Для ПК доступно веб-приложение, работающее в любом браузере и операционной системе. Также можно использовать программы для Windows, MAC и Linux. Вход с мобильных устройств осуществляется при помощи приложений для iOS и Android.

Для команды от 1 до 5 человек система предоставляется бесплатно. Если требуется подключить большее количество пользователей, нужно использовать платный тарифный план. Новым пользователям доступна пробная версия сроком 3 месяца.

Synerdocs — сервис для обмена документами в электронном виде. С помощью платформы можно решать следующие задачи:

• создавать приглашения в систему для контрагентов;
• формировать и отправлять накладные и другие виды документов;
• заверять документы цифровой подписью;
• ставить поручения для других сотрудников и контролировать их выполнение.

Для работы с системой требуется сертификат электронной подписи. Некоторые типы сертификатов несовместимы с платформой. Проверить совместимость можно на сайте Synerdocs. В случае отсутствия или несовместимости сертификата на сайте можно оставить заявку на его оформление. Переход на электронный документооборот позволяет упростить взаимодействие с контрагентами. Инструмент может использоваться индивидуальными предпринимателями и организациями любой формы собственности. Большое внимание разработчики платформы уделяют безопасности конфиденциальных данных. Вход в профиль защищен многофакторной идентификацией. Это практически полностью исключает вероятность несанкционированного доступа. Для всех документов, хранящихся в системе, периодически создаются резервные копии. Это позволяет не потерять информацию в случае поломки компьютера.

Контур.EDI — система ведения электронного документооборота для организаций сферы торговли и поставщиков товаров. Сервис представляет собой веб-приложение. В него можно войти через любой браузер, не устанавливая программу на компьютер. Возможности платформы «Контур.EDI»:

• Интеграция с 1С (в том числе с нестандартными версиями).
• Обмен документами в электронном виде.
• Работа со всеми партнерами в режиме единого окна.
• Формирование ветеринарных сертификатов.
• Создание счетов-фактур и других платежных документов.
• Прием заказов на поставку товаров от розничных магазинов.
• Анализ продуктивности работы.

Использование сервиса позволяет максимально автоматизировать стандартные операции в работе торговой организации: подписание документов, процедуры заказа и поставки товаров. Таким образом упрощается работа персонала, сводится к минимуму вероятность ошибки при оформлении документации. Внедрение сервиса «Контур.EDI» дает возможность полностью уйти от необходимости работы с бумажными документами в сфере торговли. Существует несколько пакетных тарифов. Каждый из них включает определенное количество документов или EDI-сообщений. Срок действия пакета составляет 1 год. Интеграция с системой 1С оплачивается отдельно.

Онлайн-платформа, предназначенная для управления бизнесом, облегчающая и ускоряющая работу системы документооборота. Используется в крупных и средних компаниях. Позволяет:

• автоматизировать работу с бумагами;
• вести делопроизводство, а также процессы, выходящие за его рамки;
• осуществлять контроль над исполнителями и повышать их дисциплинированность.

Тезис помогает работать без привязки к географическому положению, а после установки приложения – не зависеть от наличия Интернета. Поддерживается следующими ОС:

• iOs;
• Android;
• Linux;
• Windows;
• Mac.

Какие функции можно оптимизировать, используя сервис:

• управлять документами и задачами, автоматизировать большинство операций;
• конструировать бизнес-процессы и отчеты;
• использовать e-подпись, как квалифицированную, то есть подтвержденную сертификатом, так и не квалифицированную;
• вести учет обращений;
• выявлять недостатки в работе отдельных сотрудников и др.

Технологические преимущества и особенности Тезиса:

• использование платформы Cuba;
• наличие приложений для ПК и гаджетов;
• интеграция с ОпенОфис, МайкрософтОфис, Диадок;
• система аутентификации и настройки доступа;
• возможность установки модулей;
• уведомления;
• поиск с настраиваемыми фильтрами;
• комментирование;
• шаблоны;
• импортирование сведений из других систем;
• поручения, распределение, согласование;
• сохранение истории.

Оплата осуществляется не по подписке, а через покупку лицензии. Имеется пробный перил, можно заказать демоверсию. Бесплатных тарифов нет.

FreshDoc - удобный конструктор документов для создания и работы с ними, учёта и хранения. Поддерживает различные форматы и формы, интегрируется с 1С. Сервис упрощает и ускоряет все операции с документацией, упорядочивает и облегчает поиск. Он может создать любой необходимый документ, запросив для этого минимум информации с помощью нескольких простых вопросов.

Подойдет как опытным профессиональным юристам, так и владельцам предприятий, ИП и физическим лицам, нуждающимся в юридической поддержке. Например, при открытии бизнеса, найме и увольнении сотрудников, операциях с недвижимостью, судебных исках.

Имеет множество полезных возможностей:

• готовые типовые шаблоны;
• опросный лист;
• база контрагентов с адресами и реквизитами;
• согласование, хранение и учёт;
• быстрый поиск;
• реестры;
• формирование основных отчётов;
• управление уровнями доступа;
• виджет для размещения на сайте и быстрого оформления нужной документации;
• возможности для совместного редактирования;
• добавление баз из 1С, Word и Excel;
• поддержка ООО, ИП и физических лиц;
• работа с различными видами документации: договорами, счётами, исками, кадрами, доверенностями и т. д.

Входит в Единый реестр российских программ. Гибко настраивается под нужды пользователя. Легкий и понятный интерфейс, простота управления. Экономит время и денежные средства на составлении документов у юриста. Доступ по подписке с бесплатным пробным периодом. Есть платные тарифы и возможность докупать готовые шаблоны.